Quy trình tổ chức khai trương từ A – Z

Lễ khai trương (Grand Opening) là cột mốc quan trọng bậc nhất đánh dấu sự ra mắt của thương hiệu, là khởi đầu đầy hứa hẹn cho sự phát triển và thịnh vượng. Theo quan niệm văn hoá của người Á Đông, “Đầu xuôi đuôi lọt”, việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu xem ngày giờ, phong thủy đến việc lên kịch bản chi tiết là yếu tố sống còn để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Bạn đang bối rối vì có quá nhiều hạng mục cần chuẩn bị? Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất, ASIA Event xin đúc kết kinh nghiệm thực chiến và gửi đến bạn quy trình kịch bản tổ chức lễ khai trương từ A – Z cực kỳ chi tiết dưới đây.

I. Hướng Dẫn Chọn Ngày Giờ Tổ Chức Lễ Khai Trương

Thông thường, ngày giờ tổ chức lễ khai trương được chủ doanh nghiệp lựa chọn dựa trên nhiều yếu tố. ASIA Event gợi ý 3 tiêu chí quan trọng nhất để bạn dễ dàng chốt lịch:

1. Chọn ngày giờ tốt theo phong thuỷ (Tuổi mệnh)

Nếu quý khách tin vào phong thuỷ, hãy tra cứu lịch vạn niên và tiến hành theo các bước loại trừ sau:

• Bước 1: Tránh tuyệt đối các ngày bách kỵ (ngày xấu) tương ứng với việc khai trương, mở hàng.
• Bước 2: Chọn ngày có ngũ hành tương sinh, không xung khắc với bản mệnh của người chủ.
• Bước 3: Ưu tiên ngày có nhiều sao Đại Cát (Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ…).
• Bước 4: Lựa chọn các Trực tốt: Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn.
• Bước 5: Chốt “Giờ Hoàng Đạo” trong ngày tốt đó để tiến hành cắt băng và mở cửa đón khách.

Gợi ý khung giờ thực tế tối ưu nhất (Nếu không nặng về phong thủy):

• Tổ chức buổi sáng (8h – 10h): Phù hợp cho khai trương công ty, văn phòng, phòng khám, thẩm mỹ viện. Khách đến dự lễ, tham quan và có thể dùng tiệc Teabreak nhẹ nhàng.
• Tổ chức chiều/tối (16h – 20h): Phù hợp cho khai trương nhà hàng, quán cafe, shop thời trang, pub. Rất dễ kết hợp với các tiết mục văn nghệ (nhạc Acoustic, DJ, múa lửa…) để thu hút sự chú ý của đám đông.

2. Chọn thời gian theo Đối tượng khách mời

Nếu khách mời là dân văn phòng, hãy ưu tiên tổ chức vào **cuối tuần (Thứ 7, Chủ Nhật)**. Ngược lại, nếu khách mời là các đối tác kinh doanh, chủ doanh nghiệp, bạn có thể chọn giờ hành chính trong tuần để họ tiện kết hợp công việc.

II. Quy Trình 10 Bước Tổ Chức Lễ Khai Trương Thành Công

A. Giai đoạn Lên Kế Hoạch & Ý Tưởng

1. Lên ý tưởng concept: Xác định tone màu chủ đạo, phong cách sự kiện (trang trọng hay sôi động).
2. Lập danh sách khách mời: Chốt số lượng để đặt tiệc và chuẩn bị quà tặng (Door gift) chính xác.
3. Khảo sát địa điểm (Site check): Đo đạc mặt bằng để thiết kế khu vực sân khấu, chỗ ngồi và bãi giữ xe.
4. Thiết kế ấn phẩm (2D/3D): Lên layout cho thư mời, backdrop sân khấu, standee, cổng chào.
5. In ấn và gửi thiệp: Phát thiệp cứng hoặc gửi thiệp điện tử (E-invitation) trước 1 tuần.
6. Xin giấy phép: Hoàn thiện thủ tục xin phép treo băng rôn quảng cáo tại Sở Văn hóa, xin phép sử dụng vỉa hè (nếu có).

B. Giai đoạn Thi Công & Dàn Dựng (Setup)

• Khu vực bên ngoài: Lắp đặt cổng hơi (cổng chào), treo cờ phướn, trải thảm đỏ, xếp cột barie dẫn lối.
• Khu vực trung tâm (Sân khấu): Dựng khung backdrop, lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng, sắp xếp bàn đại biểu (có phủ khăn, hoa tươi).
• Khu vực F&B: Setup quầy tiệc Teabreak (Bánh ngọt, trà, cafe, trái cây).
• Khu vực nghi thức: Chuẩn bị sẵn khay cắt băng khánh thành (kéo vàng, ruy băng đỏ, găng tay trắng), pháo kim tuyến.

C. Thực Hiện Tổ Chức (Kịch Bản Chạy Chương Trình)

1. Đón khách (Welcoming)

• Bố trí PG/PB thành 3 nhóm: Đón khách từ xe, trực quầy check-in (cài hoa hồng/phát số may mắn) và hướng dẫn vào chỗ ngồi.
• Đội Múa Lân Sư Rồng túc trực đánh trống múa đón khách trước cổng tạo không khí náo nhiệt.
• MC điểm lại danh sách khách VIP để chuẩn bị xướng tên phát biểu.

2. Mở màn chương trình (Warm-up)

• MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
• Biểu diễn Múa Lân – Sư – Rồng “Xông đất” mang ý nghĩa tài lộc, nhả liễn chúc mừng.
• Các tiết mục nghệ thuật (Ca hát, Sexy dance, trống nước…) đẩy cao trào sự kiện.

3. Nghi thức Khai mạc & Cắt băng (Core Event)

• Trình chiếu Video giới thiệu chặng đường hình thành doanh nghiệp.
• Đại diện Ban Lãnh Đạo lên phát biểu khai mạc và chia sẻ định hướng.
• Nghi thức Cắt Băng: PG mang khay ra, MC xướng tên các VIP thực hiện cắt băng. Pháo sáng, pháo kim tuyến nổ vang rực rỡ.
• Khách mời khui sâm banh (Champagne) nâng ly chúc mừng hồng phát.

4. Tham quan & Bế mạc

• Ban lãnh đạo dẫn khách đi tham quan (Store tour), trải nghiệm sản phẩm trực tiếp.
• Khách mời nhập tiệc Teabreak hoặc tiệc mặn.
• Trao quà tặng (Door gift) tri ân khách hàng lúc ra về.

III. ASIA Event – Đơn Vị Tổ Chức Lễ Khai Trương Uy Tín Hàng Đầu

Việc tự tổ chức thường đối mặt với nhiều rủi ro: Bể show do thiếu thiết bị, MC dẫn vấp, âm thanh tịt ngòi, hay bị phạt vì treo băng rôn trái phép. Hãy để Công ty Tổ chức sự kiện ASIA (ASIA Event) đồng hành cùng bạn.

Với bề dày kinh nghiệm tổ chức cho các “ông lớn” như Vinpro, Vinmart, UMA, Hoàng Hà Mobile, CellphoneS… chúng tôi tự tin sở hữu hệ sinh thái thiết bị trực tiếp (không qua trung gian), giúp tối ưu chi phí và đảm bảo sự kiện thành công 100%.

Tham Khảo Một Số Dự Án Khai Trương Tiêu Biểu Bỏi ASIA Event

1. Tổ chức lễ khai trương Bệnh viện Quốc tế DNA

Sự kiện diễn ra tại Quận 5, TP.HCM với sự tham dự của nhiều lãnh đạo ban ngành. Màn biểu diễn Lân Sư Rồng hoành tráng đã mở màn đầy may mắn cho một thương hiệu y tế chuẩn quốc tế.

2. Khai trương hệ thống SWAN Cafe & Bakery

Sự kiện ra mắt cửa hàng bánh ngọt được setup với tone màu tươi sáng, tạo điểm nhấn thu hút hàng ngàn bạn trẻ đến check-in và nhận khuyến mãi ngay trong ngày đầu tiên.

3. Lễ khai trương chuỗi cửa hàng Vinpro Quận 7

Buổi lễ khai trương cửa hàng Vinpro tại Quận 7 diễn ra bùng nổ, đánh dấu sự vươn mình của hệ thống bán lẻ. ASIA Event vô cùng vinh hạnh khi là đối tác tin cậy trực tiếp triển khai dự án này, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất từ phía tập đoàn.

4. Khai trương TTTM Robins (Crescent Mall)

Sự kiện ra mắt siêu thị của Tập đoàn Central Group (Thái Lan) tại Việt Nam đòi hỏi quy trình cực kỳ chuyên nghiệp. ASIA Event đã hoàn thành xuất sắc từ khâu an ninh đến điều phối sân khấu, tạo tiếng vang lớn trong ngành bán lẻ.

5. Khai trương thương hiệu thời trang WINDY – OWEN

Sự kiện thời trang bùng nổ với các show diễn Runway ngay tại cửa hàng, kết hợp band nhạc Acoustic cực chất, mang đúng tinh thần trẻ trung của thương hiệu.

Bằng tất cả nhiệt huyết và hệ thống thiết bị sẵn có, ASIA Event cam kết mang đến cho Quý khách hàng một buổi lễ khai trương hoành tráng, tiết kiệm và lan tỏa thương hiệu mạnh mẽ nhất.

SẴN SÀNG ĐỂ DOANH NGHIỆP CỦA BẠN TỎA SÁNG?
Bấm xem ngay 👉 BÁO GIÁ TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG TRỌN GÓI
Hoặc Gọi ngay Hotline: 0903 666 985 (Tư vấn & Lên kịch bản miễn phí sau 15 phút!)